Как оформить отмену, продление или отзыв из командировки

Законодательство не устанавливает порядок отмены командировки — компания вправе определить его самостоятельно, закрепив в локальном акте (например, в положении о командировках, письмо Роструда от 12.11.2024 № ПГ/22028-6-1).

Отмена командировки

Для отмены командировки достаточно приказа в произвольной форме, где указывается причина отмены. Работника необходимо ознакомить с документом не позднее чем за день до планируемого выезда.

После подписания приказа следует сдать билеты и отменить бронирование гостиницы. Если расходы на проезд и проживание оплачивал сам сотрудник, он же занимается возвратом средств. При удержании штрафов за отмену брони или билетов компания возмещает работнику разницу.

Если аванс уже выдан, сотрудник обязан подготовить авансовый отчет и вернуть неиспользованные средства в кассу или на расчетный счет. Срок можно установить во внутреннем акте или в приказе об отмене — например, в течение трех рабочих дней с момента его издания (п. 23 Положения, утв. постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501).

При несвоевременном возврате денег работодатель вправе удержать сумму из заработной платы (ст. 137, 138 ТК РФ), соблюдая лимит удержаний — не более 20 % от выплаты.

Новые налоговые правила 2025–2026: где ваш бизнес потеряет деньги, если не подготовиться

Лектор: Ольга Егорова
Программа вебинара >>

990 руб. 0 руб. ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

Дата проведения	Формат участия
19.03.2026, с 11:00 до 13:30	Онлайн

Продление командировки

Если сотрудник не успевает выполнить задание или заболел, срок командировки можно продлить. Порядок продления также определяется внутренними документами компании.

Для этого руководитель оформляет служебную записку с обоснованием и сроком продления. Работника уведомляют в письменной форме (по электронной почте или факсу). Если командировка требует согласия сотрудника, необходимо получить его письменное подтверждение.

Затем издается приказ о продлении командировки, где фиксируются новая дата окончания, причины продления и поручения бухгалтерии — о начислении дополнительных суточных и компенсации расходов. Копию приказа направляют работнику, а по возвращении он подтверждает ознакомление подписью.

Отзыв из командировки

Сократить срок командировки можно по инициативе как работодателя, так и сотрудника — например, при болезни, досрочном выполнении задания или необходимости присутствия на рабочем месте.

Если отзыв инициирует работник, он уведомляет руководителя любым удобным способом (телефон, e-mail, факс). При отзыве по инициативе работодателя оформляется служебная записка и приказ об отзыве из командировки с указанием причин, новой даты окончания и поручением пересчитать расходы.

Копию приказа направляют сотруднику по электронной почте, а после возвращения из поездки он знакомится с оригиналом под подпись. Далее необходимо отменить брони и вернуть билеты. Если возврат оформляет сам работник, компания компенсирует понесенные им штрафы.