Как правильно зафиксировать удаление персональных данных в электронных системах

Для подтверждения того, что персональные данные были удалены из электронных баз, необходимо оформить акты уничтожения персональных данных и получить выгрузку из журнала регистрации событий информационной системы.

Эти документы служат официальным подтверждением факта уничтожения данных в электронном виде (п. 2 Требований, утверждённых приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179).

Правила оформления акта уничтожения персональных данных

Акт уничтожения персональных данных можно составить как в бумажной форме, так и в электронном виде, используя свободный формат документа. В нем следует отразить следующие сведения:

• наименование и юридический адрес работодателя;
• организацию, которая обрабатывает персональные данные по поручению работодателя;
• Ф. И. О. сотрудника, чьи данные уничтожаются;
• Ф. И. О. и должности всех членов комиссии, участвовавших в процессе уничтожения;
• перечень категорий персональных данных, подлежащих удалению;
• метод уничтожения данных, причина и точная дата проведения процедуры;
• наименование информационной системы, где хранились данные (п. 3 Требований, приказ № 179).

Налог на имущество организаций: сложные вопросы учета и расчета в 2026 году

Лектор: Светлана Бобовникова
Программа вебинара >>

990 руб. 0 руб. ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

Дата проведения	Формат участия
21.05.2026, с 11:00 до 13:30	Онлайн

Если акт составляется в бумажной форме, его необходимо заверить подписями членов комиссии. В случае электронного документа — подписи должны быть электронными. При этом документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, если локальными внутренними актами организации не установлен иной порядок подтверждения (п. 4 Требований, приказ № 179).

Выгрузку из журнала регистрации событий готовят сотрудники IT-службы. Этот документ может быть приложением к акту в тех ситуациях, когда персональные данные хранятся одновременно и на бумажных носителях, и в информационной системе (п. 1, 2 и 7 Требований, приказ № 179).

В самой выгрузке необходимо указать:

• Ф. И. О. сотрудника, чьи данные уничтожены;
• перечень категорий персональных данных;
• наименование информационной системы, где хранились данные;
• причину и дату уничтожения (п. 5 Требований, приказ № 179).

Сроки хранения подтверждающих документов

Хранить акт и выгрузку из журнала следует не менее трех лет с даты уничтожения персональных данных. Это обеспечивает соблюдение требований законодательства и позволяет при необходимости подтвердить факт удаления информации (п. 8 Требований, приказ № 179).