Как сообщить в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных сотрудников

Перед тем как начать обрабатывать персональные данные работников, компания обязана направить уведомление в соответствующее территориальное подразделение Роскомнадзора. Это требование действует даже в тех случаях, когда обработка осуществляется исключительно для выполнения норм трудового законодательства. 

При отсутствии уведомления работодателю может быть назначен штраф до 5000 рублей (см. письмо Роскомнадзора от 19.08.2022 № 08-75348). Вы можете скачать шаблон уведомления на сайте ведомства.

Когда уведомление можно не подавать

Существует три исключения, при которых уведомление направлять не требуется:

• если обрабатываются персональные данные, уже включённые в государственные информационные системы, предназначенные для обеспечения национальной безопасности и общественного порядка;
• если все действия с данными выполняются вручную, без применения автоматизированных средств. При этом важно понимать, что использование текстовых редакторов и специализированного ПО для кадрового учета считается автоматизированной обработкой;
• если данные обрабатываются в рамках законодательства о транспортной безопасности, с целью обеспечения устойчивой и безопасной работы транспортной инфраструктуры, а также защиты от противоправных вмешательств.

Что указывать в уведомлении

В уведомлении о начале обработки персональных данных необходимо указать:

• полное наименование работодателя или ФИО индивидуального предпринимателя, а также адрес;
• цель обработки персональных данных;
• описание применяемых мер по обеспечению безопасности данных и соблюдению закона;
• данные ответственного за организацию обработки — ФИО (или наименование), контактные телефоны, адреса электронной почты и почтовые адреса;
• дату начала обработки данных;
• срок или условия прекращения обработки;
• наличие или отсутствие трансграничной передачи данных;
• расположение базы данных, содержащей обрабатываемую информацию;
• меры по защите персональных данных в соответствии с требованиями законодательства.

Кроме того, по каждой заявленной цели обработки нужно отдельно указать:

• категории персональных данных и субъектов, к которым они относятся;
• правовое основание обработки;
• перечень операций, которые предполагается выполнять с данными.

Эти требования изложены в частях 3 и 3.1 статьи 22 Федерального закона № 152-ФЗ.

Как подать уведомление

Уведомление можно направить в электронном виде через специальную форму на сайте Роскомнадзора. При этом документ должен быть подписан электронной подписью. Также возможно отправить уведомление через портал Госуслуг. Для подачи через сайт Роскомнадзора потребуется установить плагин, предлагаемый на странице ведомства.

Если вы заполняете бумажную форму, то уведомление подписывается руководителем организации и передаётся в территориальное отделение Роскомнадзора по месту регистрации компании.

Ответственность за нарушение

Если уведомление не будет подано, организация может быть привлечена к административной ответственности. Для должностных лиц предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей, для юридических лиц — от 3000 до 5000 рублей (согласно ст. 19.7 КоАП РФ).