Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации

Перевод сотрудника на другую должность — стандартная кадровая процедура. Однако ее правильное оформление требует строгого соблюдения Трудового кодекса и внимания к деталям: от получения согласия до внесения записей в документы. В этом материале — пошаговый алгоритм действий для кадровика и работодателя, который поможет избежать ошибок и юридических рисков.

Инициатива перевода: со стороны сотрудника или работодателя

Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Унифицированной формы заявления нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Если перевести сотрудника хочет администрация организации, то получите письменное согласие сотрудника на перевод. Таким согласием может быть предложение о переводе, в котором сотрудник письменно выражает, согласен он на перевод или нет (ст. 72 ТК).

Чтобы получить письменное согласие на перевод, сотруднику можно вручить уведомление. Унифицированной формы уведомления нет, поэтому вы можете составить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. Скачайте образец уведомления.

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, готовят представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения дает характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновывает причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Оптимизация расчётов с персоналом: как платить правильно и экономить бюджет

Лектор: Ирина Спирина
Программа вебинара >>

990 руб. 0 руб. ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

Дата проведения	Формат участия
16.04.2026, с 11:00 до 13:30	Онлайн

Оформление перевода: ключевые документы

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, чтобы оформить перевод необходимо внести изменения в трудовой договор. Типовой формы такого документа нет, поэтому вы можете составить его в произвольной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору.

После того, как подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, издайте приказ о переводе по унифицированной форме Т-5 или по форме, которую разработали самостоятельно. Такой порядок следует из указаний, которые утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 1, и положений статей 57, 72 и 72.1 ТК.

Особые условия при переводе

Если сотрудника переводите в пределах одной организации, то установить ему испытательный срок при переводе на новую должность нельзя (ст. 70 ТК).

Перевод может повлечь изменение срока трудового договора. Например, если трудовой договор заключили на определенный срок, при переводе он становится бессрочным. Тогда нужно не только перевести сотрудника на новую должность, но и признать срочный трудовой договор бессрочным (ст. 58 ТК, письмо Роструда от 20.11.2006 1904-6-1).

Внесение записи в кадровые документы

Запись о переводе внесите в трудовую книжку сотрудника не позднее пяти рабочих дней со дня перевода (п. 9 Порядка 320н).

В графе 1 трудовой книжки поставьте порядковый номер записи, а в графе 2 укажите дату перевода на другую работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник переведен. Например, «Переведен на должность бухгалтера». В графу 4 впишите дату и номер приказа или решения, на основании которого сотрудника перевели.

Сделайте запись о переводе в личной карточке. Для этого в графе 2 раздела III укажите отдел куда перевели сотрудника, в графе 3 новую должность, а в графе 4 оклад. В графе 5 внесите реквизиты приказа о переводе. С записью в личной карточке ознакомьте сотрудника под подпись (указания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 1).