Какие документы нужно выдать сотруднику при увольнении в 2025 году

В последний рабочий день работодатель обязан передать увольняющемуся сотруднику комплект обязательных документов. Если сотрудник не может забрать их лично, документы разрешается направить заказным письмом с уведомлением о вручении. Отдельного согласия работника на такую пересылку не требуется.

1. Основной документ о трудовой деятельности

В зависимости от выбора сотрудника, ему выдаётся один из двух документов:

• Трудовая книжка (если она ведётся в бумажном виде).
• Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (если работник отказался от бумажной книжки). Форма утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Новые налоговые правила 2025–2026: где ваш бизнес потеряет деньги, если не подготовиться

Лектор: Ольга Егорова
Программа вебинара >>

990 руб. 0 руб. ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

Дата проведения	Формат участия
19.03.2026, с 11:00 до 13:30	Онлайн

2. Документы для Пенсионного фонда (связанные со стажем и взносами)

Эти документы необходимы для корректного учёта страхового стажа и пенсионных прав работника.

• Выписка из персонифицированных данных о физическом лице за последний месяц работы. Форма утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
• Копия раздела 3 Расчёта по страховым взносам за последние три месяца. Форма также утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

3. Специальные документы для отдельных категорий работников

Некоторые документы выдаются не всем, а только при определённых условиях.

А. Сведения по форме ЕФС-1

• Сведения из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 — фиксируют страховой стаж за отчётный год до даты увольнения. Выдаются только работникам отдельных категорий или при наличии перерывов в стаже (правила определены ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
• Копия подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 — выдаётся, если за работника перечислялись дополнительные взносы на накопительную часть пенсии (за последние три месяца). Правило установлено ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Б. Справка для родителей детей с инвалидностью

Если у увольняющегося сотрудника есть ребёнок с инвалидностью, ему выдается справка об использовании дополнительных оплачиваемых выходных. В ней указывается:

• Применялись ли такие дни в текущем календарном году.
• Если да — то их количество и даты.
• Если нет — делается отметка об отсутствии использования.