Новая обязанность по подотчетным: что теперь требует ФНС

ФНС усилила контроль за подотчетными суммами. Теперь компании должны по первому требованию инспекции направлять авансовые отчеты сотрудников и подтверждающие документы. Размер бизнеса, налоговый режим и статус организации значения не имеют: если требование поступило, отказать нельзя.

Для бухгалтерии это означает одно: документы по подотчету больше нельзя оформлять формально или хранить «как получится». Налоговики рассматривают такие операции как зону риска, потому что через подотчетные суммы могут маскировать серые выплаты, личные расходы сотрудников или вывод денег из компании.

Какие документы могут запросить

Минимальный комплект авансовые отчеты и подтверждающие документы. Но на практике инспекторы могут запросить больше: приказы о выдаче денег под отчет, пояснения о целесообразности расходов, журнал регистрации авансовых отчетов, карточки счета 71, копии кассовых чеков и другие документы.

Требование обычно формируют под конкретную ситуацию: указывают сотрудников, суммы, периоды или операции, которые вызвали вопросы. Поэтому безопаснее заранее держать полный комплект документов по каждому подотчетному лицу.

Кто в зоне риска

В первую очередь ФНС обращает внимание на компании с признаками налоговых рисков. Например, если налоговая нагрузка отличается от среднеотраслевого уровня, в отчетности регулярно появляются убытки или компания заявляет высокую долю вычетов по НДС.

Инспекторы также анализируют банковские выписки, назначения платежей и сопоставляют расходы с видом деятельности компании. Если платежи не соответствуют профилю бизнеса, это может стать поводом для дополнительных вопросов.

Отдельная зона риска регулярная выдача денег под отчет, особенно если суммы долго не закрываются авансовыми отчетами. Еще опаснее, когда деньги получают руководители, собственники или связанные с ними лица. Такие операции налоговая может расценить как потенциальный способ вывести деньги из компании.

Гражданско-правовые отношения 2026: изменения законодательства, границы, риски и контроль ФНС

Лектор: Ирина Спирина
Программа вебинара >>

990 руб. 0 руб. ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

Дата проведения	Формат участия
18.06.2026, с 11:00 до 13:30	Онлайн

Какие расходы вызывают вопросы

Налоговики смотрят не только на наличие документов, но и на содержание расходов. Подозрения вызывают траты, которые трудно связать с деятельностью компании: покупки на маркетплейсах, одежда, фитнес-клубы, топливо без понятной деловой цели, личные расходы руководителя или сотрудников.

Важно, чтобы документы были логически связаны между собой. Инспекторы проверяют даты приказов, чеков и авансовых отчетов, суммы, контрагентов, назначения расходов и данные банковских операций. Если в отчете указан один продавец, а в чеке другой, суммы расходятся или НДС отражен некорректно, это уже повод для проверки.

ФНС может учитывать и географию операций. Например, сотрудник направлен в командировку в Казань, но в тот же день прикладывает чек из московского кафе. Для инспекции такое несоответствие выглядит как признак формального документооборота.

Частые ошибки

Самые распространенные нарушения отсутствие подтверждающих документов и нарушение сроков сдачи авансовых отчетов. Сотрудник получил деньги, потратил их, но не принес чек, акт, накладную или другой документ. Либо отчет появился только через несколько месяцев.

Но даже наличие первички не всегда защищает компанию. Если сотрудник купил товар, а организация не приняла его к учету, налоговая может сделать вывод, что компания товар фактически не получила. Тогда подотчетные суммы могут признать доходом сотрудника.

Еще один риск расхождения между документами: разные контрагенты, несовпадающие суммы, непонятная цель расхода, отсутствие счета-фактуры при отраженном НДС. Каждая такая деталь может привести к запросам и доначислениям.

Чем это грозит

Главный вопрос для ФНС были ли деньги потрачены в интересах компании. Если бухгалтерия не может это доказать, инспекторы могут переквалифицировать подотчетные суммы в доход физического лица.

Чтобы снизить риски, компании стоит пересмотреть порядок работы с подотчетными: закрепить, кто может получать деньги, на какие цели, в какие сроки нужно отчитаться и какие документы приложить. По каждому расходу должна быть понятна деловая цель. Недостаточно просто приложить чек из документов должно быть видно, что покупка действительно нужна компании и отражена в учете.

Подотчетные больше не воспринимаются как технический участок бухгалтерии. Это полноценная зона налогового контроля. Чем прозрачнее компания оформляет такие операции, тем меньше риск, что обычные хозяйственные расходы превратятся в доначисления и спор с инспекцией.