За что директор и главбух рискуют получить судимость

За налоговые нарушения лишают свободы не только директоров компаний, но и лиц, которые подписывают отчетную документацию, обеспечивают уплату налогов и сборов. Обычно это главный бухгалтер или просто бухгалтер, если первой должности нет в штатном расписании.

В чем опасность ситуации

Опасность в том, что преступлением правоохранители могут посчитать действия, которые компании казались привычными бизнес-схемами. Однако затем вместе с финансовыми претензиями инспекторов компании получают обыски и допросы от следователей.

Часто звучат обвинения в том, что руководители в сговоре с бухгалтерией уклонялись от уплаты налогов и взносов, обязанностей налогового агента, скрывали имущество компании от налоговиков, подделывали или уничтожали документы и сведения, дробили бизнес.

Чтобы привлечь директора и бухгалтера к уголовке, нужно не просто констатировать налоговые нарушения, но и доказать преступный умысел. Бухгалтеры при этом защищаются тем, что лишь выполняли указания руководства.

О чем предупредить бухгалтера, который сомневается в указаниях руководства

Если директор или фактический руководитель компании настаивает на сомнительной операции, бухгалтеру следует себя обезопасить.

Покажите коллегам реальные приговоры и объясните: лучше испортить отношения с руководством, чем затем отбиваться от обвинений следователей. Универсальная рекомендация бухгалтерам: не отступать от должностной инструкции и фиксировать каждое спорное действие письменно.

Прежде всего следует письменно попросить у директора дать письменное распоряжение. Это может быть как приказ, так и электронное письмо. Возможна ситуация, когда выполнять указание очевидно опасно.

Сложнее ситуация, когда указания руководства возможно истолковать двояко. К примеру, если компания разделяет общий бизнес на несколько организаций. Сама по себе такая оптимизация законна, если в ней есть разумная экономическая цель. К примеру, можно развести на разные юрлица продажу разных категорий товаров из-за особенностей работы с ними. Но даже такое дробление повышает риск претензий со стороны налоговиков и следователей.

Универсального способа исключить риски не существует.

• Если бухгалтер и юрист видят высокую вероятность нарушений законодательства, им следует составить служебную записку с описанием негативных последствий. Если такие поручения руководства носят систематический характер, то безопаснее сменить место работы.
• Если бухгалтер увольняется, важно передать всю документацию, печати, данные из программы 1С, ЭЦП, пароли и ключи доступа к банк-клиенту и иным сервисам.
  

Порекомендуйте коллегам сделать это с описью или актом приема-передачи. В этих документах следует подробно указать наименования всех переданных документов. Так бухгалтер себя обезопасит от претензий как следователей, так и кредиторов в случае банкротства компании.

Как руководителю компании организовать систему контроля и не допустить нарушений

Полностью исключить налоговые и уголовные риски невозможно, но их можно свести к минимуму. Рассмотрим, как директору компании защитить себя от обвинений. 

1. Установить правила проверки контрагентов. Важно создать четкую систему проверки контрагентов совместно с юридическим отделом. Факторы риска, такие как налоговые разрывы, фирмы-однодневки и фиктивные сделки, могут привести к претензиям как со стороны налоговой инспекции, так и правоохранительных органов. Для минимизации этих рисков следует разработать внутренний регламент, в котором указаны ответственные лица и порядок проверки данных о контрагентах.

В регламенте стоит перечислить источники информации для проверки на этапе преддоговорной работы, а также установить критерии для принятия решения: с кем работать нельзя, с кем только по предоплате. Необходимо убедиться, что контрагент ведет реальную хозяйственную деятельность обладает производственными мощностями, складскими помещениями, транспортом и персоналом. 

Тем не менее, никакой регламент не принесет пользы, если сотрудники его не соблюдают. Проблема заключается в том, что менеджеры по продажам часто стремятся заключить сделку «здесь и сейчас» или работать с «проверенными людьми». Чтобы контролировать соблюдение порядка, нужно прописать в локальных актах детализированный процесс согласования сделок. За нарушения необходимо вводить дисциплинарные меры, а также сделать выполнение регламента условием для получения премий. Регулярные напоминания по электронной почте и обсуждения на совещаниях помогут повысить осведомленность сотрудников.

2. Делегирование полномочий. Важно четко распределить ответственность за своевременную и корректную подачу отчетности и уплату налогов. Недостоверная отчетность может быть расценена как попытка уклониться от налогов или хищение.

Хотя ошибки бухгалтера могут привести к рискам для директора, ответственность в большинстве случаев возлагается именно на руководителя. Поэтому важно нанимать компетентного бухгалтера и организовать систему контроля за его работой. Исключением являются ситуации, когда бухгалтер намеренно искажает данные без ведома директора. 

3. Повышение квалификации сотрудников. Компании выгодно вкладываться в обучение юристов и бухгалтеров. Это особенно важно для сотрудников, которые работают с налоговыми органами и отвечают за финансовые результаты.

В случае налоговых проверок или предпроверочного анализа рекомендуется проводить тренинги для сотрудников о том, как взаимодействовать с инспекциями и правоохранительными органами. Сотрудники должны понимать, в каких ситуациях они вправе не отвечать на вопросы и кому обратиться в случае получения повестки. 

4. Проведение аудиторских проверок. Необходимо привлекать независимых аудиторов не реже одного раза в год. Это поможет выявить и устранить возможные нарушения до проверок со стороны налоговых органов. Все аудиторские заключения следует сохранять для предоставления в случае спора.

Если у директора возникают сомнения в действиях главного бухгалтера, рекомендуется немедленно инициировать внеплановую аудиторскую проверку. Она поможет оценить компетентность бухгалтера и соответствие отчетности законодательным требованиям.