Как правильно составить и учесть акт сверки с контрагентом

Акт сверки – это документ, в котором стороны фиксируют состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Акт сверки необходим, чтобы проверить, все ли операции отражены в бухучете, помогает вовремя выявить и исправить ошибки. Также подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия.

Кто и когда составляет

Обязанность составлять акты сверки законодательством не установлена. Но обязанность составлять акт сверки стороны вправе закрепить в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). Тогда составлять акт стороны должны в сроки, которые установили в договоре. Уклонение от составления акта сверки, а также от его подписания может быть расценено как несоблюдение условий договора.

Срок составления

Акт сверки можно составлять за любой период – месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Периодичность составления акта сверки стороны могут предусмотреть в договоре (п. 4 ст. 421 ГК). 

Как минимум, акт сверки нужно составить по итогам года. Ведь перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна провести инвентаризацию расчетов дебиторской и кредиторской задолженности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Прежде чем проводить инвентаризацию, также стоит заранее свериться с контрагентами, чтобы избежать ошибок.

Запрос об акте сверки

Если контрагент не прислал акт сверки в срок или чтобы инициировать составление акта по собственной инициативе, можно направить контрагенту письменный запрос о сверке. Установленной формы запроса на сверку нет, поэтому вы вправе составить его в произвольной форме.

Подписанный акт сверки означает признание суммы задолженности или факт ее отсутствия. Такое признание прерывает течение срока исковой давности и увеличивает период, в течение которого кредитор может обратиться в суд за взысканием долга (ст. 203 ГК, абз. 2 п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 29.09.2015 № 43).

Акты сверки также влияют на срок списания дебиторской задолженности в налоговом учете. Если вы подписывали акты сверки с контрагентом-должником, то дебиторскую задолженность по такому контрагенту нельзя списать и включить в расходы по налогу на прибыль через три года после ее образования.

Это объясняется тем, что подписание акта сверки прерывает срок давности по дебиторской задолженности, и он начинает отсчитываться заново (письма ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, от 17.07.2015 № СА-4-7/12693).

Реквизиты и учет

Акт сверки не является первичным документом, потому что он не документирует хозяйственные операции и не соответствует требованиям статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955). Никаких бухгалтерских проводок из-за появления акта сверки не возникает.

Сам по себе акт сверки не подтверждает задолженность, если к нему не приложены первичные документы: накладные, акты, платежные поручения, выписки банка. Такие выводы следуют из постановлений Арбитражного суда Московского округа от 17.03.2020 № А40-121019/2019, от 30.04.2019 № А40-233622/2018.

Акт сверки не является первичным документом, поэтому жестких требований к реквизитам данного документа не установлено.

Но чтобы акт подтверждал признание контрагентом задолженности в суде, в нем следует указать:

• название документа;
• период, за который составлен акт сверки;
• наименование сторон, адрес, ИНН;
• валюту расчетов;
• входящее сальдо, обороты за период с указанием номера и даты документов, на основании которых проведена операция, конечное сальдо;
• информацию о наличии или отсутствии разногласий по сверке;
• подписи сторон.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.