Как составить график отпусков на 2025 год

Обязанность оформлять график отпусков установлена в статье 123 ТК. Чтобы составить график, определите, кто займется этим у вашего работодателя, по какой форме будете составлять.

График отпусков ведите в течение всего календарного года. Отмечайте в графике фактические даты, когда сотрудники используют отпуск, и почему произошли отклонения (ст. 123 ТК). График отпусков необходим, чтобы:

• заранее уведомить работника об отпуске, выплатить отпускные;
• вовремя найти замену специалисту, который уезжает отдыхать;
• не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни за это компанию могут оштрафовать;
• распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Кто и когда составляет

Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложена обязанность вести кадровый учет.

Микропредприятия компании и ИП, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, вместо графика отпусков могут подписать с каждым работником письменное соглашение. Факт такой замены нужно отразить в пункте 22 трудового договора по типовой форме (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК, письмо Роструда от 01.08.2012 ПГ/5883-6-1). Форма соглашения о предоставлении отпуска не утверждена, поэтому его составляют в произвольном виде.

График отпусков составляют на каждый календарный год. Утвердить график нужно за две недели до начала года (ч. 1 ст. 123 ТК). На 2025 год утвердите график не позднее 17 декабря 2024 года.

По какой форме

Если решили разработать и утвердить свою форму, она должна содержать обязательные реквизиты. Ее можно дополнить графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись.